Lorsque vous traitez des documents numériques ou physiques, il est essentiel d’organiser vos fichiers et votre espace de travail de manière à soutenir votre productivité et à accroître votre efficacité. Cet article explore les méthodes permettant de créer un système de classement efficace pour votre lieu de travail.
1. Séparez les documents par type
Triez vos documents physiques en catégories telles que les rapports, les documents clients ou les factures de facturation. Vous pouvez encore séparer chaque catégorie en niveaux de sous-types. Par exemple, vous pouvez trier les documents clients en fonction de chaque client avant d’organiser les documents d’un seul client en rapports, correspondance et autres. Cette stratégie de tri à plusieurs niveaux peut vous aider à identifier les documents à conserver et à organiser pour un accès facile.
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2. Utilisez l’ordre chronologique et alphabétique
Certains documents sont horodatés et datés pour garder une trace des activités et des décisions au sein de l’organisation. Une fois séparés par type et sous-type, pensez à trier chaque document par ordre chronologique, le cas échéant.
Vous pouvez également classer les documents du plus ancien au plus récent si vous préférez voir l’historique complet du client à ce jour.
Vous pouvez organiser les documents non datés par importance ou en fonction de la fréquence à laquelle vous les utilisez. Enfin, pensez à classer vos documents par ordre alphabétique avant de les placer dans votre espace de classement.
3. Organisez votre espace de classement
Les classeurs et les tiroirs peuvent offrir un espace de stockage personnalisable. Utilisez des dossiers de classement pour stocker des groupes de documents en fonction de leur type et sous-type. Vous pouvez continuer à utiliser l’ordre chronologique ou alphabétique lorsque vous placez les dossiers dans les armoires ou les tiroirs.
Envisagez d’investir dans une étagère à dossiers à placer sur votre bureau pour organiser les documents que vous consultez ou auxquels vous accédez régulièrement, comme les formulaires que vous remplissez tous les jours.
4. Code de couleur pour votre système de classement
Des marqueurs visuels, comme des onglets de couleur, peuvent vous faire gagner du temps lorsque vous parcourez les documents. Vous pouvez utiliser des dossiers de couleurs différentes pour vos différents types et sous-types de documents. Certains dossiers comprennent des onglets d’étiquetage de différentes couleurs.
5. Étiquetez votre système de classement
L’étiquetage de vos catégories de documents peut vous aider à identifier rapidement le dossier auquel vous êtes destiné. Certains classeurs sont livrés avec du papier pour fabriquer vos propres étiquettes. Vous pouvez soit écrire les étiquettes à la main, soit imprimer une feuille d’étiquettes dactylographiées en une seule fois.
