Il n’est jamais trop tard ou trop tôt pour organiser vos documents liés aux impôts. Ce système n’a pas pour but de faire joli – il s’agit de le faire correctement.
La première année où les revenus de mon blog ont dépassé le niveau de hobby et se sont transformés en un véritable travail à temps plein, je n’avais aucune idée de comment organiser les documents fiscaux. Il m’a fallu plus d’une semaine pour remplir ma déclaration, et je me suis juré de trouver un moyen de rendre mes impôts plus faciles à remplir. Maintenant, près de dix ans plus tard, il ne me faut qu’une partie de l’après-midi pour préparer mes impôts, grâce au système d’organisation des documents que j’ai mis en place. Calculer la tranche impot et les tranches impots 2021.
La meilleure façon d’organiser les papiers et les reçus
Que vous soyez indépendant, que vous dirigiez une petite entreprise ou que vous travailliez pour quelqu’un d’autre, il existe de nombreuses façons d’organiser vos papiers et vos reçus. Mais la meilleure méthode est celle à laquelle vous vous tiendrez réellement, et cela signifie qu’il faut en trouver une qui soit facile à utiliser, peu importe à quel point vous êtes occupé.
Pour moi, cela ne signifie pas toujours le système le plus joli ou même beaucoup de matériel fantaisie. Ainsi, mon installation de bureau à domicile utilise des enveloppes en manille ordinaires et à l’ancienne. Vous êtes libre de choisir de jolies enveloppes si cela vous motive à classer vos documents. À partir de là, organiser vos documents fiscaux est un processus facile en 3 étapes.
Comment organiser les documents fiscaux
Ce dont vous aurez besoin:
- Votre grosse pile effrayante de documents.
- 10-12 enveloppes
- Un marqueur permanent
Étape 1 : Préparez-vous
Il est préférable de travailler dans un endroit qui vous permet de vous étaler. Une table peut faire l’affaire si vous n’avez pas une déclaration compliquée. Plus les types de déductions que vous prenez habituellement sont nombreux, plus votre espace doit être grand. J’ai trouvé que travailler sur le sol de mon bureau à domicile était plus facile, car cela m’évitait d’avoir à me pencher sur une table pendant des heures. Une fois que vous avez choisi votre endroit, rassemblez tous vos documents et reçus liés aux impôts en une pile.
Étape 2 : Trier de cette façon
Les formulaires d’impôt américains classent les types de déductions. Remplir les papiers d’impôt est beaucoup plus facile si vous triez vos papiers en fonction de ceux-ci. Alors, prenez le marqueur et écrivez les noms des catégories sur des enveloppes manille séparées. (Voir ci-dessous.)
Puis étalez les enveloppes pour les voir toutes et commencez à trier les reçus et les papiers par type. C’est plus facile si vous étiquetez les enveloppes vers le haut et disposez les papiers en dessous, plutôt que de les insérer un par un. Une fois que vous avez parcouru toute la pile, redressez les papiers de chaque catégorie, additionnez les montants totaux de votre déduction et inscrivez-les sur le devant de l’enveloppe, sous l’étiquette. Puis rangez les papiers dans l’enveloppe.
Les étiquettes à utiliser
- Dépenses médicales : Les reçus des médecins, dentistes, hôpitaux, laboratoires, pharmacies, centres de vision, etc. De même, les reçus pour tout paiement effectué pour souscrire une assurance maladie, dentaire et visuelle.
- Dons de charité : Incluez les reçus pour les dons en espèces, ainsi que les articles donnés (vêtements, jouets, voitures, etc.).
- Papiers immobiliers : Les relevés d’intérêts hypothécaires de fin d’année, les documents relatifs à l’impôt foncier, les reçus d’assurance du propriétaire et les autres documents associés aux pertes accidentelles subies par votre maison. Si vous avez apporté des améliorations à votre maison, incluez leurs reçus ici. Ils peuvent/ne peuvent pas être déductibles des impôts (parlez-en à votre conseiller financier), mais au moins vous saurez où ils se trouvent.
- Documents relatifs à la taxe foncière et à la taxe de vente : Les reçus pour le paiement des taxes sur les voitures et autres véhicules soumis à la taxe sur les biens personnels. De même, les reçus de vente pour les articles de grande valeur.
- Paiements pour la garde d’enfants : En plus des reçus pour les paiements à la garderie ou aux baby-sitters, assurez-vous d’avoir des papiers avec les coordonnées et le numéro de sécurité sociale de votre baby-sitter si vous l’avez payé pour garder votre enfant pendant que vous travailliez ou cherchiez du travail.
- Paiements de prêts étudiants : Tous les papiers relatifs aux paiements effectués et aux intérêts facturés.
- Dépenses liées au travail : Recettes pour les coûts liés au travail qui ne sont pas remboursés par votre employeur (par exemple, les dépenses éducatives liées au travail, les reçus pour les cotisations syndicales, les frais de renouvellement des licences professionnelles, les outils ou les fournitures nécessaires à votre travail, etc.)
- Factures de services publics pour la déduction pour bureau à domicile : Si vous avez droit à une déduction pour bureau à domicile, vous aurez besoin des factures de services publics de votre maison pour calculer le montant déductible de vos impôts.
Étape 3 : Faites vos impôts et conservez-les
Lorsque vous remplissez vos impôts, reportez-vous au montant que vous avez noté au recto de l’enveloppe. Ce n’est pas une mauvaise idée de revérifier vos calculs lorsque vous vérifiez vos impôts juste avant de les envoyer. Une fois que vous avez déposé vos impôts auprès de l’IRS, faites une copie de votre déclaration signée et de la preuve de paiement. Placez-les avec les enveloppes en papier kraft contenant vos documents et reçus. Étiquetez le contenant avec l’année d’imposition et placez-le dans un endroit sûr. (J’utilise ces portefeuilles de dossiers en accordéon, qui ne sont peut-être pas Instagrammables, mais qui fonctionnent bien.)
Selon l’IRS, vous devez conserver les documents fiscaux pendant 3 ans à compter de la date à laquelle vous avez rempli votre déclaration initiale ou 2 ans à compter de la date à laquelle vous avez payé l’impôt, la date la plus tardive étant retenue. Si vous avez déduit des créances irrécouvrables ou des titres sans valeur, vous devez conserver vos déclarations et les pièces justificatives pendant 7 ans. Si vous devez modifier votre déclaration ou faire l’objet d’un contrôle, vous savez exactement où trouver vos documents fiscaux et vos reçus. Et, lorsque le délai approprié est écoulé, vous pouvez facilement prendre tout le conteneur et commencer à le déchiqueter.
Comment garder les reçus liés à l’impôt organisés
Pour commencer à organiser vos papiers d’impôt, étiquetez un ensemble de chemises de classement avec les mêmes catégories que vous avez utilisées cette année. Ensuite, étiquetez une enveloppe vide avec les mots clés et collez-la à l’intérieur d’une porte de placard dans votre cuisine ou à l’endroit où vous vous asseyez pour payer vos factures. Elle contiendra vos reçus jusqu’à ce que vous soyez prêt à les classer.
Une fois par mois, classez les reçus que vous avez collectés dans l’enveloppe de retenue. Lorsque vous serez prêt à faire vos impôts, vous aurez déjà tout trié, et vous pourrez donc remplir les formulaires d’impôt rapidement et en toute confiance, en sachant que vous n’avez oublié aucune déduction à laquelle vous avez droit.